Dokumentenverarbeitung mit KI
KI liest PDFs, Scans und Formulare wie ein Mensch und überträgt die Daten mit hoher Genauigkeit in deine Systeme.
Die Ausgangslage
Dein Nutzen
Kein manuelles Abtippen von Belegen mehr
Erkennung verschiedenster Layouts (im Gegensatz zu starren OCR-Schablonen)
Strukturierte Aufbereitung unstrukturierter Dokumente
Schnellere Bearbeitungszeiten in der Buchhaltung und im Wareneingang
Typische Aufgaben
Wichtige Inhalte aus PDFs und Scans exakt auslesen
Ausgelesene Daten mit vorhandenen Systemen abgleichen
Fehlende oder unleserliche Angaben farblich markieren
Buchungsvorgänge automatisch vorbereiten
Dokumente sauber benannt im Archiv ablegen
Vorher vs. Nachher
Jede eingehende Lieferantenrechnung wird ausgedruckt, geprüft und per Hand in DATEV eingetippt.
Die KI liest Betrag und Rechnungsnummer fehlerfrei aus, die Rechnung ist in Sekunden buchungsbereit.
Handschriftliche Reparaturberichte der Monteure müssen im Büro entziffert werden.
Das Tablet-Foto des Berichts wird erkannt und direkt als Text in der Kundenakte gespeichert.
Unser Vorgehen
Sicher, pragmatisch und datenschutzkonform.
Voraussetzungen & benötigte Systeme
Scans oder Fotos in grundlegend ausreichender Qualität
Ein Zielsystem (z.B. ERP oder Buchhaltung), in das die Daten fließen
Klar definierte Dokumententypen
Sicherheit & Verantwortung
Datenschutz & Protokollierung
Die Verarbeitung sensibler Dokumente erfolgt in sicheren, zertifizierten Rechenzentren (oft direkt in Europa). Es werden keine Inhalte dauerhaft bei Drittanbietern gespeichert.
Menschliche Kontrolle & Freigaben
Bei Dokumenten mit geringer Erkennungssicherheit (z.B. verwischter Stempel) stoppt das System und bittet einen Mitarbeiter um eine schnelle manuelle Korrektur.
Realitätscheck & Grenzen
Sehr schlechte Handschriften oder extrem minderwertige Scans können weiterhin zu Fehlern führen und erfordern manuelle Nacharbeit.
Beispiele aus der Praxis
Produktion/Logistik
Auslesen von komplexen, mehrseitigen Lieferscheinen und Abgleich mit den Bestellungen im ERP-System.
Handwerk
Verarbeitung von Zählerständen oder Materiallisten, die handschriftlich vom Kunden abgezeichnet wurden.
Häufige Fragen
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