E-Mail-Automatisierung
Wir bringen Ordnung ins Postfach. KI sortiert eingehende E-Mails, erkennt die Dringlichkeit und entwirft direkt Antworten.
Die Ausgangslage
Dein Nutzen
Automatische Zuweisung von E-Mails an den richtigen Sachbearbeiter
Erkennung von Fristen und Priorisierung wichtiger Kunden
KI-generierte Antwort-Entwürfe in deinem persönlichen Schreibstil
Massive Reduzierung der Bearbeitungszeit pro E-Mail
Typische Aufgaben
Eingehende Anfragen thematisch klassifizieren
Die korrekte, zuständige Person im Team erkennen
Passende Antwortentwürfe vorformulieren
Wichtige Fristen oder Beschwerden farblich markieren
Kundendaten aus der Mail direkt ins CRM übertragen
Vorher vs. Nachher
Jede Mail wird manuell gelesen und dann an die Buchhaltung oder den Vertrieb weitergeleitet.
Mails landen sofort im richtigen Ordner, oft schon mit einem fertigen Antwortentwurf.
Manuelles Abtippen von Adressänderungen aus E-Mails.
Die KI erkennt die neue Adresse und ändert sie vollautomatisch in der Datenbank.
Unser Vorgehen
Sicher, pragmatisch und datenschutzkonform.
Voraussetzungen & benötigte Systeme
Zentrale Postfächer (wie info@ oder support@)
Klare interne Zuständigkeiten
Verknüpfte Systeme (z.B. CRM) für den vollen Nutzen
Sicherheit & Verantwortung
Datenschutz & Protokollierung
E-Mails werden über sichere europäische KI-Schnittstellen analysiert. Nach der Verarbeitung wird der Text sofort wieder aus dem KI-Speicher gelöscht. Keine Mail wird für das Trainieren öffentlicher Modelle verwendet.
Menschliche Kontrolle & Freigaben
Die KI versendet E-Mails grundsätzlich nicht selbst. Sie legt Entwürfe an, die ein menschlicher Sachbearbeiter kurz prüft, anpasst und dann bewusst absendet.
Realitätscheck & Grenzen
Die KI liest den Kontext, versteht aber keine juristischen Feinheiten. Die letzte inhaltliche Prüfung der vorgeschlagenen Antwort muss immer durch einen Menschen erfolgen.
Beispiele aus der Praxis
Immobilien
Mietinteressenten schreiben Mails, die KI liest das Objekt heraus, prüft die Verfügbarkeit und bereitet die Exposé-Versandmail vor.
Kanzlei
Anfragen von neuen Mandanten werden grob nach Rechtsgebiet vorsortiert und dem entsprechenden Fachanwalt vorgelegt.
Häufige Fragen
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