Termin- & Rückrufassistent
Lass KI das nervige Termin-Ping-Pong übernehmen. Interessenten buchen nahtlos Termine, die vorqualifiziert in deinem Kalender landen.
Die Ausgangslage
Dein Nutzen
Kein E-Mail-Hin-und-Her bei der Terminfindung
Automatisierte Erfassung wichtiger Vorab-Informationen
Weniger Ausfälle (No-Shows) durch automatische Erinnerungen
Perfekte Synchronisation mit deinen Kalendern (Outlook/Teams)
Typische Aufgaben
Terminvorschläge ausarbeiten
Eigene Verfügbarkeiten im Kalender prüfen
Terminerinnerungen automatisch versenden
Kontaktdaten und Anliegen vorab erfassen
Dringende Rückrufe im System priorisieren
Vorher vs. Nachher
Du schickst drei Terminvorschläge per Mail, der Kunde antwortet erst zwei Tage später, wenn die Termine schon wieder weg sind.
Der Kunde klickt auf einen Link, sieht deine aktuellen freien Zeiten und bucht direkt.
Kunden vergessen ihre Termine, du wartest vergeblich im Meeting-Raum.
Automatische SMS- oder E-Mail-Erinnerungen reduzieren Ausfälle drastisch.
Unser Vorgehen
Sicher, pragmatisch und datenschutzkonform.
Voraussetzungen & benötigte Systeme
Ein gepflegter digitaler Kalender (z.B. Microsoft 365 oder Google Workspace)
Klare Regeln, wann du für Kunden ansprechbar bist
Sicherheit & Verantwortung
Datenschutz & Protokollierung
Die Systeme sollen nur auf die für die Terminfindung notwendigen Kalenderinformationen zugreifen. Kundendaten werden verschlüsselt verarbeitet; Rechtsgrundlage, Löschfristen und Berechtigungen werden passend zum eingesetzten Dienst und Anwendungsfall festgelegt.
Menschliche Kontrolle & Freigaben
Du behältst die volle Kontrolle über deinen Kalender. Geblockte Zeiten bleiben geblockt, und bei Bedarf kannst du Termine jederzeit manuell verschieben oder absagen.
Realitätscheck & Grenzen
Wir nutzen bewährte Tools (wie MS Bookings oder Calendly) und reichern sie bei Bedarf mit KI an. Hochkomplexe Schichtplanungen für 50 Mitarbeiter erfordern spezialisierte HR-Software.
Beispiele aus der Praxis
Beratung
Interessenten qualifizieren sich über ein kurzes Formular, bevor sie überhaupt ein 15-minütiges Erstgespräch buchen können.
Handwerk
Kunden können online direkt einen Besichtigungstermin auswählen, der sich nach dem Einsatzort des Technikers richtet.
Häufige Fragen
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