Microsoft 365 richtig nutzen: die häufigsten Fehler
Das Wichtigste in Kürze
- Vermeide E-Mail-Anhänge bei der internen Zusammenarbeit.
- Trenne strikt zwischen persönlichen Dateien (OneDrive) und Firmendaten (SharePoint).
- Microsoft sichert die Plattform, aber ein Backup deiner Daten musst du selbst organisieren.
Viele Unternehmen erwerben Microsoft 365-Lizenzen, nutzen am Ende aber doch nur Word, Excel und Outlook in der altbekannten Art und Weise. Das ist so, als würde man einen Sportwagen kaufen, ihn aber nur im ersten Gang auf dem Firmenparkplatz fahren. Dabei entstehen nicht nur Ineffizienzen, sondern auch gravierende Sicherheitslücken.
Fehler Nummer 1: Teams als reines Chat-Tool betrachten. Microsoft Teams ist eine vollständige Plattform für die Zusammenarbeit. Wenn Mitarbeiter Dateien weiterhin als E-Mail-Anhang mit dem Zusatz 'Version_final_2' verschicken, anstatt an einem zentralen Dokument in Teams zu arbeiten, geht der Hauptnutzen der Cloud komplett verloren. Die Folge ist ein gigantisches Datenchaos.
Fehler Nummer 2: OneDrive und SharePoint verwechseln. OneDrive ist der persönliche Aktenschrank eines Mitarbeiters. SharePoint hingegen ist das digitale Firmenarchiv. Wenn abteilungsübergreifende Projekte im OneDrive einer Einzelperson liegen und diese das Unternehmen verlässt, sind die Daten für das restliche Team oft verloren oder extrem schwer wiederherzustellen.
Fehler Nummer 3: Die trügerische Sicherheit der Cloud. Viele Geschäftsführer glauben: 'Die Daten liegen bei Microsoft, also sind sie sicher und gesichert.' Das ist ein gefährlicher Irrtum. Microsoft garantiert die Verfügbarkeit der Plattform, nicht aber den Schutz vor versehentlichem Löschen durch Mitarbeiter oder böswilligen Ransomware-Angriffen. Ein externes Backup für Microsoft 365 ist daher absolut unerlässlich.
Schöpfe das Potenzial deiner Lizenzen voll aus und sichere diese professionell ab. Eine einmalige, ordentliche Einrichtung der Berechtigungsstrukturen spart auf Jahre hinaus Suchzeit und Frust.